اکثر شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها که روی برندسازی شخصی خود کار می‌کنند، به یک آدرس ایمیل اختصاصی نیاز دارند. داشتن ایمیل شرکتی اهمیت زیادی دارد زیرا از یک سو باعث ایجاد اعتماد و اعتبار برای شرکت شده و از سوی دیگر سبب حرفه‌ای‌ترشدن ارتباطات و خدمات آن شرکت می‌شود. به همین دلیل سعی داریم در این مقاله انواع روشهای ساخت ایمیل سازمانی، مزایا و معایب استفاده از آن را بیان کنیم تا کاربران بتوانند با توجه به امکانات و قیمت ایمیل شرکتی انتخاب مناسب‌تری داشته باشند.
انواع روشهای ساخت ایمیل شرکتی
ایمیل شرکتی یک سرویس ایمیل اختصاصی است که در اختیار شرکت بوده و برای تبادل پیام‌های کاری و رسمی استفاده می‌شود. ایمیل سازمانی شامل نام‌تجاری شرکت یا کسبوکار شماست که روی هاست مربوط به شرکت ایجاد می‌شود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار و نظارت مدیران شرکت قرار دارد. روشهای مختلفی برای ساخت ایمیل شرکتی وجود دارد که در ادامه توضیح مختصری در مورد آنها می‌دهیم.
استفاده از ایمیل تحت هاست
هاست‌های مختلف، ویژگی‌های مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند که یکی از قابلیت‌های جذاب آن ارسال ایمیل از طریق هاست است البته هنگام خرید هاست به این نکته توجه داشته باشید که آیا از قابلیت سرویس‌دهنده ایمیل برخوردار هستند یا نه. ساخت ایمیل شرکتی از این طریق بعد از ثبت دامنه و خرید هاست ایمیل انجام می‌شود.
سرویس ایمیل تحت هاست معمولا یک سرویس ایمیل ساده و با امکانات اولیه است. بنابراین اگر به دنبال یک ایمیل اختصاصی حرفه‌ای هستید، این روش پیشنهاد مناسبی برای شما نمی‌باشد چرا که سرویس‌های تحت هاست، امکان دارد به دلایل مختلف از دسترس خارج شوند. عدم وجود پشتیبانی تخصصی و امکانات حداقلی این سرویس‌ها، عدم امکان سفارشی سازی و … کاربران این سرویس‌ها را از تجربه استفاده از یک سرویس کارآمد و حرفه‌ای محروم کرده است.
استفاده از ابزارهای متن‌باز
این ابزارها به‌صورت رایگان در اینترنت در دسترس هستند. برای استفاده از این ابزار باید هاست موردنظر خود را از قبل خریداری کرده باشید. نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی آن به عهده کاربر می‌باشد و نیاز است از افراد متخصص در این زمینه کمک بگیرید. بنابراین این روش کاملا رایگان هم نیست زیرا علاوه بر هزینه هاست، باید یکی از نیروهای فنی شرکت هم در اختیار این سرویس قرار بگیرد.
خرید ایمیل شرکتی
انتخاب یک سرویس‌دهنده ایمیل و خرید سرویس ایمیل از آن، یکی از هوشمندانه‌ترین و سریع‌ترین روش‌ها برای دستیابی به یک ابزار ارتباطی پیشرفته و کامل است. در این حالت شما می‌توانید حتی بدون نیاز به خرید هاست، ایمیل شرکتی خود را روی دامنه اختصاصی شرکت راه‌اندازی نمایید. با خرید ایمیل اختصاصی می‌توانید برخی قابلیت‌های اضافی مانند سرویس آرشیو، پشتیبانی و .. را هم به سرویس خود اضافه کنید.
در صورتی که نیاز به راه‌اندازی سایت ندارید یا نمی‌خواهید هزینه دیگری برای هاست بپردازید، خرید سرویس ایمیل ابری بهترین گزینه برای شماست. اپیک، به عنوان پرچمدار ارائه ایمیل شرکتی و سازمانی، سرویس‌های خود را به صورت PAYG یا پرداخت به اندازه مصرف تعریف کرده است. به عبارت بهتر، صورت حساب شما در پایان هر دوره بر اساس میزان مصرف شما از سرویس محاسبه می‌شود و در صورتی که مصرف کمتری داشته باشید، هزینه کمتری هم پرداخت خواهید کرد.
امکانات ایمیل شرکتی
اهمیت استفاده از ایمیل شرکتی بیشتر به این دلیل است که یک بستر ارتباطی پایدار، امن و رسمی به شما ارائه می‌دهد و تفاوت‌هایی اساسی با بستر ایمیل رایگان دارد.
یکی از ویژگی هایی که ایمیل سازمانی نسبت به ایمیل معمولی دارد، معتبربودن پیام‌های ارسال شده از طریق ایمیل است. در صورت ارسال یک پیام با استفاده از ایمیل شرکتی ، این پیام برای دریافت کننده معتبر و رسمی قلمداد می‌شود. چرا که فرستنده آن از سرویس ایمیلی استفاده می‌کند که توسط یک شرکت یا کسب و کار برایش ایجاد شده است و در نتیجه مورد تایید آن کسب و کار است. در صورتی که هنگام ساخت حساب کاربری در یک سرویس‌دهنده ایمیل رایگان صحت اطلاعات درخواستی از کاربر به‌درستی بررسی نمی‌شود.
از دیگرویژگی‌های خرید ایمیل اختصاصی می‌توان به حفظ محرمانگی اطلاعات کاربران اشاره کرد. در صورت استفاده از سرویس‌های ایمیل رایگان، اطلاعات محتوای ایمیل‌های شما برای اهدافی نظیر تبلیغات هدفمند و ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی و …. مورد استفاده قرار می‌گیرد. این مسئله به هیچ عنوان در مورد ایمیل‌های شرکتی صدق نمی‌کند، زیرا سرویس ایمیل اختصاصی به صورت اختصاصی در اختیار شماست و محرمانگی اطلاعات توسط خود شما به عنوان مالک سرویس قابل کنترل و مدیریت است.
استفاده از امکانات سرویس‌های ایمیل شرکتی باتوجه‌به کیفیت مطلوب و هزینه مقرون‌به‌صرفه و خدمات پشتیبانی دائمی آنها، از محبوبیت بسیاری برخوردار است.
مزایای ایمیل شرکتی
ایمیل شرکتی از بهترین روش‌ها برای ایجاد ارتباطات درون سازمانی است. استفاده از این نوع ایمیل مزایای بسیار قابل توجهی برای کسب و کارها دارد و می‌تواند سبب رشد آن شود. مهم‌ترین مزایای استفاده از ایمیل اختصاصی عبارتند از:
حرفه‌ای نمایش دادن کسبوکار
داشتن ایمیل شرکتی این دید را در ذهن مخاطب ایجاد می‌کند که با مجموعه حرفه‌ای مواجه است و در تمامی مذاکرات، سخنان شما را جدی‌تر از حالت عادی درنظر گرفته و همین امر سبب جلب‌اعتماد و اطمینان مشتریان می‌شود. چرا که هر شخصی به‌راحتی می‌تواند در یاهو یا گوگل اقدام به ساخت ایمیل کند و تشخیص هویت این اشخاص برای دیگران دشوار است. یکی از روشهای ساده برای جلب اعتماد و افزایش فروش داشتن ایمیل شرکتی است.
ماندگاری برند شرکت در ذهن مخاطب
باتوجه به اینکه در ایمیل شرکتی از نام کسبوکار شما استفاده می‌شود، با ارسال ایمیل از این آدرس، نوعی تبلیغات برای حرفه شما صورت می‌گیرد و افراد بیشتری با برند شما آشنا می‌شوند.
امکان ساخت حساب‌های کاربری متعارف
با داشتن ایمیل شرکتی هریک از بخش‌های شرکت شما یک آدرس ایمیل مجزا خواهند داشت که با استفاده از آن به برقراری ارتباط و صحبت با مشتریان بپردازند. این ویژگی سبب نظم و دسته‌بندی ایمیل‌های ارسالی و دریافتی شما می‌شود مثلا ایمیل مربوط به بخش فروش به‌صورت sales@companyname.com ثبت می‌شود.
حفظ سوابق تمامی مکاتبات رسمی و مدیریت یکپارچه پیام‌ها
اگر برای تبادل پیام‌های رسمی خود از بستر ایمیل شرکتی استفاده کنید، در طی سال‌ها همه چیز در سرویس ایمیل شما ثبت شده و به راحتی می‌توانید به سابقه فعالیت‌های خود مراجعه و به آن استناد کنید.
معایب ایمیل شرکتی
در حالی که استفاده از ایمیل شرکتی مزایای زیادی دارد در عین‌حال معایبی نیز به همراه دارد
هزینه خرید ایمیل شرکتی
شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای نوپا ممکن است در آغاز راه بدلیل هزینه‌های خرید و راه‌اندازی ایمیل شرکتی سراغ استفاده از ایمیل‌های رایگان بروند.
دقت بالا هنگام واردکردن آدرس ایمیل
هنگام ارسال ایمیل دقت بالایی داشته و از واردکردن آدرس ایمیل اشتباه خودداری کنید زیرا در این صورت پیام شما به کاربر موردنظر تحویل داده نمی‌شود.
قیمت ایمیل شرکتی
خرید سرویس ایمیل شرکتی نیازمند جست و جوی فراوان و در نظر گرفتن نکات ظریفی است و ممکن است صاحبان کسب و کار را با چالش‌های متعددی مواجه نماید. هنگام خرید ایمیل لازم است یک سری نکات و معیارها را در نظر داشته باشید
پایداری سرویس ایمیل
تحت شرایط و مشکلات مختلف سرویس‌دهی ایمیل بدون وقفه انجام شود و در صورت بروز مشکلی در یک مسیر، بلافاصله راهکار جایگزین وارد مدار شده و سرویس‌دهی ادامه داشته باشد.
امنیت ارتباطات
هرچند ارسال و دریافت ایمیل در ظاهر یک فرایند ساده است ولی عدم رعایت برخی مسائل همچون موضوع امنیت می‌تواند اثرات مخربی بر روی فعالیت‌های شرکت داشته باشد. سرویس ایمیل اپیک با ترکیب تکنولوژی‌های مختلف امنیتی روز دنیا، بستر ارتباطی کاملا امن و مطمئنی را برای کاربران فراهم کرده است.
پشتیبانی ۲۴ساعته در کل روزهای هفته
بروز مشکلات فنی امری اجتناب ناپذیر است به‌همین دلیل لازم است هنگام خرید ایمیل دقت کرده و شرکتی را انتخاب کنید که هنگام بروز مشکل بتوان به‌آسانی با کارشناسان مربوطه تماس گرفته و مشکلات خود را مطرح کنید.
بنابراین قیمت ایمیل شرکتی بسته به معیارهایی مانند حجم فضای موردنیاز برای ایمیل و خدمات جانبی دیگر مانند پشتیبانی، آرشیو و فضای ذخیره‌سازی اطلاعات متفاوت است و شما می‌توانید با تمرکز بر نیاز خود راهکاری متناسب را انتخاب و اقدام به خرید ایمیل نمایید.
بهترین ایمیل شرکتی
با توجه به این که تعداد شرکت‌های ارائه دهنده سرویس ایمیل بسیار زیاد هستند، باید کمی دقیق تر به بررسی محصولات این شرکت‌ها بپردازیم تا بتوانیم انتخاب درستی داشته باشیم.
ایمیل علی رغم اینکه یکی از ساده‌ترین روشهای برقراری ارتباط محسوب می شود، هنگام انتخاب بهترین و پایدارترین شرکتی که این نوع خدمات را ارایه می دهد، با پیچیدگی مواجه می‌شویم.
در کنار ویژگی‌های استاندارد مانند امکان ارسال و دریافت ایمیل بدون خطا و همینطور ویژگی‌های امنیتی که شرکت‌ها ارائه می‌دهند ویژگی‌های دیگری نیز مانند اسپم نشدن ایمیل های ارسالی، محدودیت‌های روزانه در ارسال ایمیل وجود دارند که یک سرویس ایمیل خوب و پایدار را می سازند.
چند برند ارائه کننده ایمیل شرکتی
به منظور حفظ و ارتقاء امنیت اطلاعات، برخی شرکت‌ها جهت راه‌اندازی سرویس ایمیل اختصاصی وارد میدان شده‌اند. اما با توجه به این که تعداد شرکت‌های ارائه دهنده سرویس ایمیل شرکتی بسیار زیاد است، با بررسی دقیق‌تر این شرکت‌ها می‌توانیم انتخاب بهتری هنگام خرید ایمیل سازمانی داشته باشیم. یکی از قدیمی‌ترین سرویس‌های ارائه‌کننده ایمیل شرکتی ، سرویس ایمیل اپیک است. این سرویس که در گذشته تحت عنوان توکا عرضه شده بود، با توسعه راهکارهای ابری، نسخه ابری سرویس ایمیل سازمانی خود را با نام تجاری اپیک معرفی و وارد بازار کرد. سرویس ایمیل چاپار هم از قدیمی‌ترین ارائه‌دهندگان ایمیل است که جایگاه خوبی بین کاربران ایرانی دارد. از دیگر برندهای ارائه‌دهنده ایمیل شرکتی می‌توان به شرکت‌هایی چون برتینا، پارس‌پک و ایران هاست اشاره کرد.
