چگونه ایمیل‌های ارسال شده در Outlook را در ویندوز ۱۱ لغو ارسال کنیم

ارسال یک ایمیل به اشتباه مشکلی رایج است—شاید فراموش کرده‌اید که پیوستی را اضافه کنید، اطلاعات نادرستی وارد کرده‌اید یا ایمیل را به گیرنده اشتباهی ارسال کرده‌اید. خوشبختانه، Outlook یک ویژگی داخلی برای لغو ارسال ایمیل ارائه می‌دهد که به شما این امکان را می‌دهد که پیام را قبل از خواندن توسط گیرنده فراخوانی یا جایگزین کنید. در اینجا دستورالعمل‌های دقیق برای فراخوانی ایمیل‌ها در Outlook روی ویندوز ۱۱ آمده است.

بازگرداندن ایمیل ارسال شده در نسخه جدید Outlook برای ویندوز ۱۱

مرحله ۱: برنامه Outlook را باز کنید و به پوشه Sent Items (آیتم‌های ارسال شده) که در پنل سمت چپ قرار دارد بروید. ایمیلی که می‌خواهید آن را بازگردانید پیدا کرده و روی آن دوبار کلیک کنید تا در یک پنجره جدید باز شود.

گام ۲: پس از باز شدن ایمیل، به ریبون در بالای صفحه نگاه کنید و روی دکمه “Recall Message” کلیک کنید. اگر این دکمه به طور مستقیم قابل مشاهده نیست، روی منوی سه‌نقطه کلیک کنید تا گزینه‌ها گسترش یابند و سپس “Recall Message” را از آنجا انتخاب کنید.

گام ۳: یک کادر تایید ظاهر خواهد شد. برای ادامه فراخوانی ایمیل، روی “OK” کلیک کنید. سپس Outlook تلاش خواهد کرد که ایمیل را از صندوق ورودی گیرنده حذف کند.

بعد از شروع فرآیند فراخوانی، یک ایمیل گزارش وضعیت فراخوانی دریافت خواهید کرد. روی لینک داخل این گزارش کلیک کنید تا وضعیت فراخوانی را مشاهده کنید که نشان می‌دهد آیا فراخوانی موفق بوده، در حال انجام است یا شکست خورده است.

فراخوانی و جایگزینی ایمیل ارسال شده در Outlook کلاسیک

اگر نیاز به اصلاح یا جایگزینی ایمیلی دارید که به اشتباه ارسال شده است، می‌توانید از گزینه فراخوانی و جایگزینی در Outlook کلاسیک استفاده کنید:

گام ۱: به پوشه “Sent Items” بروید و ایمیلی که می‌خواهید آن را فراخوانی کنید را دوبار کلیک کنید تا به طور کامل باز شود (این کار از طریق پنل خواندن قابل انجام نیست).

گام ۲: در تب “Message”، منوی کشویی “Actions” را در نوار ابزار پیدا کنید و گزینه “Recall This Message” را انتخاب کنید.

گام ۳: در پنجره پاپ آپ، گزینه “Delete unread copies and replace with a new message” را انتخاب کرده و سپس روی “OK” کلیک کنید.

گام ۴: Outlook یک پنجره جدید با پیام اصلی باز می‌کند. در اینجا می‌توانید هرگونه اصلاحات لازم را انجام دهید، پیوست‌ها را اضافه کرده یا اطلاعات را به روز کنید. پس از اتمام، روی “Send” کلیک کنید. Outlook تلاش خواهد کرد تا پیام اصلی را با این نسخه به روز شده جایگزین کند.

بعد از انجام این مراحل، یک گزارش فراخوانی دریافت خواهید کرد که نشان می‌دهد آیا جایگزینی موفق بوده است یا خیر.

لغو ارسال ایمیل در Outlook Web App (Outlook.com)

برخلاف نسخه دسکتاپ، Outlook.com ویژگی فراخوانی ندارد. با این حال، گزینه‌ای به نام “Undo Send” وجود دارد که ارسال ایمیل‌ها را به طور موقت به تعویق می‌اندازد و به شما فرصت می‌دهد تا فرآیند ارسال را لغو کنید:

گام ۱: روی آیکون چرخ دنده در گوشه بالا سمت راست Outlook.com کلیک کنید و گزینه “View all Outlook settings” را انتخاب کنید.

گام ۲: در منوی تنظیمات، به بخش Mail > Compose and reply بروید.

گام ۳: در بخش Undo send، زمان تأخیر برای ارسال پیام‌ها (۵ یا ۱۰ ثانیه) را انتخاب کرده و سپس روی Save کلیک کنید.

پس از فعال کردن این ویژگی، هر بار که یک ایمیل ارسال می‌کنید، دکمه “Undo” در پایین صفحه برای مدت زمان تأخیر انتخاب شده نمایش داده خواهد شد. با کلیک بر روی “Undo”، ارسال ایمیل لغو می‌شود و شما می‌توانید پیام را ویرایش یا حذف کنید.

دلایل رایج عدم موفقیت در بازیابی ایمیل در Outlook

اگرچه ویژگی بازیابی مفید است، اما همیشه موفقیت‌آمیز نخواهد بود. در اینجا برخی از دلایل رایج که ممکن است باعث عدم موفقیت در بازیابی ایمیل در Outlook شوند، آورده شده است:

• گیرنده قبلاً ایمیل را باز کرده است.
• صندوق پستی گیرنده روی همان سرور Microsoft Exchange یا Microsoft 365 میزبانی نمی‌شود.
• گیرنده از یک برنامه ایمیل متفاوت (مانند Gmail، Apple Mail و غیره) یا دستگاه موبایل استفاده می‌کند که از بازیابی پشتیبانی نمی‌کند.
• ایمیل از صندوق ورودی گیرنده به پوشه دیگری منتقل شده یا توسط یک قانون ایمیلی پردازش شده است.
• پیام توسط Azure Information Protection محافظت شده یا رمزگذاری شده است.

برای افزایش شانس موفقیت در بازیابی ایمیل، پس از ارسال ایمیل به سرعت فرایند بازیابی را آغاز کنید.

گزینه دیگر: تأخیر در ارسال ایمیل‌ها در Outlook

برای جلوگیری از نیاز به بازیابی ایمیل‌ها، می‌توانید Outlook را طوری تنظیم کنید که ارسال ایمیل‌ها را به مدت چند دقیقه به تأخیر بیندازد. این کار به شما زمان می‌دهد تا ایمیل‌ها را قبل از ارسال نهایی بررسی و اصلاح کنید:

گام ۱: در Outlook، روی File > Manage Rules & Alerts کلیک کنید.

گام ۲: روی New Rule کلیک کرده و سپس گزینه Apply rule on messages I send را انتخاب کنید. روی Next کلیک کنید.

گام ۳: در صورت نیاز شرایطی را انتخاب کنید، یا به سادگی روی Next کلیک کنید تا تأخیر به همه ایمیل‌های ارسال‌شده اعمال شود.

گام ۴: در فهرست اقدامات، گزینه defer delivery by a number of minutes را انتخاب کنید. روی متن زیرخط‌دار چندین بار کلیک کرده و تأخیر مورد نظر خود (برای مثال ۲ دقیقه) را تنظیم کنید. روی OK سپس Next کلیک کنید.

گام ۵: در صورت نیاز هرگونه استثنا را مشخص کنید، یا به سادگی روی Next کلیک کنید. نام قانون خود را تعیین کرده، اطمینان حاصل کنید که فعال است و روی Finish کلیک کنید.

اکنون، هر بار که ایمیلی ارسال می‌کنید، آن ایمیل برای مدت تأخیر مشخص‌شده در Outbox باقی خواهد ماند و شما می‌توانید قبل از ارسال نهایی، آن را بررسی یا اصلاح کنید.

نتیجه‌گیری

بازیابی ایمیل‌ها در Outlook می‌تواند شما را از موقعیت‌های احتمالی خجالت‌آور یا مشکل‌ساز نجات دهد. با درک نحوه عملکرد ویژگی‌های بازیابی و لغو ارسال و با تنظیم ارسال تأخیری، می‌توانید اشتباهات را به حداقل رسانده و ارتباطات مؤثرتری برقرار کنید.